Starszy/a Koordynator/ka Biura

Szukamy doświadczonej osoby, która przejmie kompleksową odpowiedzialność za funkcję administracyjną w w obszarze CEE. To rola dla kogoś, kto nie tylko sprawnie zarządza codziennymi operacjami biurowymi, ale też buduje porządek procesowy, dba o compliance i potrafi działać samodzielnie w środowisku międzynarodowym.
 

• Nadzór nad przestrzeniami biurowymi
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Codzienna obsługa skrzynki e-Doręczeń — monitorowanie i odpowiadanie na pisma urzędowe
• Współpraca z HQ w zakresie zgodności procesów administracyjnych z wymogami compliance
• Zapewnienie płynnego funkcjonowania biur w obrębie CEE (zamówienia, serwis sprzętu i koordynacja jego relokacji)
• Kompleksowa administracja flotą: naprawy, przeglądy, ubezpieczenia, obsługa kart DKV, weryfikacja praw jazdy pracowników
• Organizacja i rozliczanie delegacji służbowych
• Koordynacja operacji finansowych (płatności, faktury, karty) w ścisłej współpracy z działami księgowo-finansowymi.
• Współpraca z Inspektorem Ochrony Danych (DPO): zgłaszanie incydentów RODO, przygotowanie dokumentacji oraz organizacja szkoleń pracowniczych
• Przeprowadzanie wewnętrznych audytów i weryfikacja zgodności z procedurami

  Czego od Ciebie oczekujemy?

• Min. 3 lat doświadczenia na stanowisku Office Managera, Specjalisty ds. Administracji lub podobnym, w tym co najmniej rok na w pełni samodzielnym stanowisku
• Znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2, codzienna współpraca z centralą i zagranicznymi oddziałami
• Bardzo dobra znajomość środowiska Google Workspace (mail, kalendarz, dysk) oraz pakietu MS Office
• Czynne prawo jazdy kat. B
• Wysoko rozwinięte umiejętności komunikacyjne, wielozadaniowość i doskonała organizacja pracy
• Samodzielność, skrupulatność, dokładność i wysoka kultura osobista

• Doświadczenie z systemami ERP (np. Oracle)
• Praktyczna znajomość przepisów RODO i doświadczenie we współpracy z DPO